Notion 数据库用筛选视图区分项目状态的操作步骤

在 Notion 里区分项目状态，最稳妥的做法不是复制三份数据库，而是在同一个数据库上建立独立视图，再分别设置筛选和分组。这样项目数据只有一份，查看“进行中项目”时隐藏已完成项，需要完整清单时仍可切回原视图。

官方地址：https://www.notion.com/

操作路径可以概括为：数据库顶部视图标签旁的“+ 新建视图” → 视图设置里的“筛选” → 选择“状态”属性 → 再用“分组”按状态展示。筛选和分组只改变当前视图的呈现方式，不会删除数据库页面。

先准备一个可筛选的项目数据库

打开 Notion 工作区中的项目数据库，确认表格里有一个名为“状态”的 Select 属性，并至少准备“未开始”“进行中”“已完成”三个选项。项目名称可以放在标题列，负责人和截止日期作为辅助字段；本文只依赖“状态”这一列。

如果目前只有一张普通表格，先在表头新增属性，类型选择 Select，再为每条项目记录补上状态。不要直接改掉原视图的筛选条件，因为后面要通过新视图保存一套独立的查看方式。

从当前视图创建“进行中项目”

1. 进入项目数据库，找到数据库名称下方的视图标签区域。
2. 点击当前视图标签旁的“+ 新建视图”；如果窗口较窄，先点击当前视图名称，再选择“新建视图”。
3. 选择表格布局，输入视图名称“进行中项目”，确认创建。

创建成功后，顶部会出现新的“进行中项目”视图标签，表格内容仍然和原数据库一致。看到新标签就可以继续配置，不需要重新录入项目。

用筛选隐藏已完成项目

1. 保持在“进行中项目”视图，点击数据库右上角的视图设置按钮。
2. 在“视图设置”中选择“筛选”，点击添加筛选条件。
3. 第一项选择属性“状态”，第二项选择“不等于”，第三项选择“已完成”。
4. 关闭设置面板，观察表格中已完成项目是否不再显示。

这个条件的含义是保留所有状态不是“已完成”的项目，所以“未开始”和“进行中”都会显示。如果只想看正在处理的项目，把条件改为“状态 等于 进行中”即可。筛选应用在当前视图，不会改变原始“全部项目”视图。

再按状态分组，让项目状态一眼可见

1. 仍在“进行中项目”视图中，重新打开右上角视图设置。
2. 选择“分组”，在分组属性中选择“状态”。
3. 根据需要隐藏空分组，并拖动分组顺序，让“进行中”排在更醒目的位置。

设置生效后，项目会按状态形成分组。若同时保留“不等于 已完成”的筛选，已完成分组通常不会出现在结果区；如果希望在同一页面查看所有分组，只保留“分组”设置并移除筛选即可。

团队共享和常见误区

Notion 的视图、筛选、排序和分组是视图级配置。需要团队统一看到同样的结果时，在筛选或排序设置里选择“保存供所有人使用”；只想调整自己的查看方式时，不要保存为所有人共享。共享前可使用视图设置里的“复制视图链接”，让同事直接进入指定视图。

常见问题

筛选视图会删除已完成项目吗？

不会。它只改变当前视图显示的页面，切回“全部项目”仍能看到完整数据。

筛选和分组能同时使用吗？

可以。筛选先决定哪些项目进入当前视图，分组再按属性整理这些结果；两者都只作用于当前视图。

为什么新建视图后原来的表没有变化？

这是正常现象。新视图与原视图共享同一批数据库页面，但每个视图可以拥有自己的布局、筛选、排序和分组设置。