个人档案转递流程与调档函办理详解

调档函是个人档案跨单位、跨地区转递不可或缺的法定凭证，其办理流程严谨且环环相扣——从确认接收单位资质与意愿，到线下窗口申领、线上平台一键生成电子函，再到特殊情况下合规委托代办，每一步都需严格把关材料真实性、信息准确性和操作规范性；尤其关键的是，务必核验调档函是否加盖有效公章、注明“机要转递”、在30天有效期内，并通过官方渠道验证真伪，否则可能导致档案退回或转递失败。无论您是刚入职新单位、办理落户、升学深造还是跨省就业，掌握这一全流程指南，就能高效、安全、零差错地完成人生重要档案的“迁徙”。

如果您需要将个人档案从原保管单位转递至新的人才中心，调档函是启动整个流程的关键凭证。以下是办理人才中心调档函开具的具体步骤：

一、确认接收单位资质与接收意愿

调档函必须由具备人事档案保管权限的单位出具，包括县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构、县（团）级及以上党政机关、设有党委的国有企事业单位。私自开具或非授权单位出具的调档函无效。您需提前联系拟接收档案的人才中心，核实其是否具备接收资格，并确认其当前可受理转入申请。

1、拨打拟接收地人才中心公开咨询电话，说明本人户籍或工作所在地、档案当前存放情况及拟转入意向；

2、询问是否需预约办理、是否开通线上调档函服务、所需基础材料清单；

3、确认该中心是否接受跨省/跨市调档，以及对档案密封状态、封条盖章等具体要求。

二、线下窗口开具调档函

此方式适用于未开通线上服务地区，或申请人偏好现场办理的情形。需本人携带法定有效证件前往接收单位所属人才中心综合服务窗口提交申请，工作人员审核通过后当场开具纸质《调档函》。

1、准备材料：本人身份证原件、户口本原件（户籍地存档需提供）、辞职/解除劳动合同证明（如适用）；

2、填写《流动人员人事档案托管申请表》《流动人员人事档案管理登记表》；

3、向窗口工作人员说明调档事由，提交材料并完成信息核验；

4、现场领取加盖公章的正式《调档函》原件，注意核对函中姓名、身份证号、原档案存放单位全称等关键信息无误。

三、线上平台开具电子调档函

部分地区已实现“全程网办”，通过省级人社政务服务平台在线提交申请，系统自动审核并生成具有同等效力的PDF格式电子调档函，无需跑腿。

1、登录“全国人力资源和社会保障政务服务平台”（zwfw.mohrss.gov.cn）或属地平台（如“江苏智慧人社”“江西人社网上办事大厅”）；

2、进入“就业创业”→“跨省流动人员人事档案管理服务”→“档案接转服务”；

3、选择“档案转入”业务，按提示填写个人信息、原档案存放单位名称、拟转入机构名称；

4、上传身份证正反面照片，系统自动比对身份信息，审核通过后生成电子《调档函》，须使用电脑端登录账户下载保存PDF文件，手机端无法下载。

四、委托他人代办调档函

确因特殊原因无法本人办理的，可委托他人代为申请，但须严格履行书面授权程序，确保法律效力与档案安全。

1、本人签署《委托书》，注明被委托人姓名、身份证号、委托事项及有效期，并亲笔签名捺印；

2、准备双方身份证原件及复印件、委托书原件；

3、被委托人持全部材料至接收单位窗口办理，工作人员核验委托关系真实性；

4、调档函开具后由被委托人当场领取，不得由被委托人代为签收电子函件或远程获取下载权限。

五、核验调档函有效性

调档函并非一经开具即自动生效，其内容完整性、签发单位资质、有效期均影响后续档案转递成败。接收单位出具的调档函须明确标注“机要转递”字样，并加盖单位公章或档案专用章。

1、检查函件抬头是否为规范全称（如“XX市人才服务中心”而非简称或模糊表述）；

2、确认函中注明“请通过机要交通或专人送取方式转递档案”，严禁出现‘可交本人自带’等违规表述；

3、核对有效期是否在30日内，超期未办理须重新申请；

4、登录当地人社官网或拨打12333热线，输入调档函编号验证真伪。

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