Outlook自动抄送设置教程

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使用抄送（CC）功能可让相关人员知悉邮件内容而不必参与对话。在Outlook中，可通过三种方式实现：一是手动添加抄送收件人，在撰写邮件时点击“Cc”并输入地址；二是设置规则自动抄送所有外发邮件，通过“管理规则和警报”创建发送规则，指定条件与抄送对象；三是利用VBA宏实现高级自动化，如根据收件人或关键词触发抄送，需在ThisOutlookSession中插入代码并启用宏支持。

如果您希望在发送邮件时让相关人员知悉内容，但不需要他们直接参与对话，可以使用抄送（CC）功能。通过手动或自动设置，您可以在Outlook中轻松实现这一操作。

本文运行环境：Dell XPS 13，Windows 11

一、手动添加抄送收件人

在撰写邮件时，手动添加抄送是一种灵活且常见的方法，适用于偶尔需要通知特定人员的场景。该方式允许您根据每封邮件的具体情况决定是否抄送以及抄送给谁。

1、打开Outlook并点击“新建电子邮件”按钮，进入邮件编辑界面。

2、在邮件头部找到“收件人”字段，右侧通常会显示一个“Cc”按钮，若未显示可点击“收件人”旁的下拉箭头展开更多选项。

3、点击“Cc”后，在出现的“抄送”输入框中输入您希望抄送的邮箱地址。

4、完成地址填写后，继续编辑邮件主题和正文内容，最后点击“发送”即可。

二、使用规则自动抄送所有发出的邮件

当您需要将所有外发邮件自动抄送至某一指定邮箱（如上级或助理），可通过创建发送规则来实现自动化处理，避免遗漏。

1、进入Outlook主界面，点击左上角的“文件”菜单，选择“管理规则和警报”。

2、在弹出窗口中切换到“电子邮件规则”选项卡，然后点击“新建规则”。

3、选择模板中的“对我发送的邮件应用此规则”选项，然后点击“下一步”。

4、在条件列表中勾选“通过任意账户发送邮件”，然后点击“下一步”继续。

5、在操作步骤中选择“抄送该邮件给个人或公用组”，并在下方提示中点击“个人或公用组”链接进行收件人设置。

6、在地址簿中选择目标抄送对象，确认后返回规则向导，继续点击“下一步”直至完成设置，并为规则命名以方便识别。

7、确保勾选“启用此规则”复选框，最后点击“确定”保存规则。

三、通过VBA宏实现高级自动抄送

对于有编程基础的用户，可以利用VBA宏代码在Outlook中实现更复杂的自动抄送逻辑，例如仅对特定收件人或包含关键词的邮件执行抄送。

1、按下Alt + F11组合键打开VBA编辑器，在左侧项目树中双击“ThisOutlookSession”模块。

2、将以下代码粘贴至代码窗口：
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim recipient As Recipient
    Const SEND_CC_TO As String = "manager@example.com"
    If InStr(Item.To, "client") > 0 Then
        Item.CC = SEND_CC_TO
        Item.Save
    End If
End Sub

3、修改代码中的邮箱地址为实际需要抄送的目标地址，并可根据需求调整触发条件（如判断主题或收件人域名）。

4、关闭VBA编辑器并重启Outlook，首次运行需启用宏权限并在信任中心设置中允许运行VBA代码。

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