Word插入Excel表格方法详解

目前golang学习网上已经有很多关于文章的文章了，自己在初次阅读这些文章中，也见识到了很多学习思路；那么本文《Word中嵌入Excel表格教程》，也希望能帮助到大家，如果阅读完后真的对你学习文章有帮助，欢迎动动手指，评论留言并分享~

答案：处理Excel表格在Word中的整合有两种核心方式——复制粘贴与插入对象。复制粘贴包括直接粘贴为Word表格、粘贴为图片或嵌入为“Microsoft Excel工作表对象”，后者可双击编辑并保留公式、格式等功能；插入对象则通过“插入”→“对象”功能，选择“由文件创建”实现嵌入或链接Excel文件，其中“链接到文件”能实现数据同步更新，但依赖原文件路径，“嵌入”则自包含数据，独立性强但文件体积大。若需保留Excel功能性，推荐使用“粘贴为Microsoft Excel工作表对象”或插入嵌入对象，并通过双击进入Excel编辑模式进行修改，确保公式、图表等正常运行。为避免显示不全或格式错乱，应在Excel中调整列宽、统一字体，并合理选择粘贴方式。最终选择嵌入或链接，取决于是否需要数据同步与文件独立性。

在Word文档中处理Excel表格，其实有两种主要思路，一种是把Excel数据“搬”到Word里，变成Word自己的表格；另一种则是把Excel“请”到Word里，让它以一个独立对象的身份存在，甚至还能在Word里直接调用Excel的功能。说白了，就是看你是想要一份纯粹的Word文档，还是一个Word和Excel混合的迷你工作站。

解决方案

要将Excel内容高效、准确地整合到Word中，核心在于理解不同的“粘贴”和“插入”选项。这不只是简单的Ctrl+C、Ctrl+V，背后其实有很多门道，决定了你的内容在Word里的表现形式和可编辑性。

方法一：复制粘贴的艺术——从数据到对象

这是最常用的方式，但很多人可能只停留在最基础的层面。

1. 简单复制粘贴（Ctrl+C, Ctrl+V）：
   • 直接粘贴：Excel中的数据会以Word表格的形式出现。优点是快，内容成了Word的一部分，易于排版。缺点是Excel的公式、条件格式等高级功能会丢失，表格样式可能需要重新调整。
   • 选择性粘贴：
     • 粘贴为Word表格：与直接粘贴类似，但提供了更多选项，如“保留源格式”、“匹配目标格式”等，可以更好地控制样式。
     • 粘贴为图片：Excel表格会变成一张图片。优点是格式绝对不会乱，特别适合那些你只希望展示、不希望被修改的表格。缺点是无法编辑，放大可能会失真。
     • 粘贴为“Microsoft Excel 工作表对象”：这是非常关键的一个选项。当你选择这个，Excel表格就不是简单的数据了，它变成了一个嵌入在Word文档中的Excel对象。这意味着你双击它，Word界面会暂时切换到Excel的编辑模式，你可以像在Excel里一样修改数据、公式，甚至画图表。修改完后，点击Word文档其他区域，就退回Word模式了。这解决了既要展示Excel数据，又要保留其功能性的痛点。

方法二：插入对象——直接引入Excel文件

这种方式更侧重于将整个Excel文件（或其中一部分）作为对象嵌入或链接到Word文档中。

1. 插入现有Excel文件：

   • 在Word中，点击“插入”选项卡，找到“对象”按钮（通常在“文本”组里）。
   • 在弹出的“对象”对话框中，选择“由文件创建”选项卡。
   • 点击“浏览”找到你的Excel文件，然后点击“插入”。
   • 这里有两个重要的勾选项：
     • “链接到文件”：如果勾选，Word文档中显示的内容会是原始Excel文件的“实时”视图。当你修改原始Excel文件并保存后，Word文档中的内容也会自动（或手动更新后）同步。优点是Word文件体积小，数据永远最新。缺点是如果原始Excel文件被移动或删除，Word中的链接就会失效。
     • “显示为图标”：勾选后，Word文档中不会显示Excel表格内容，而是一个Excel图标。双击图标可以打开或编辑Excel文件。这适合那些你希望提供Excel文件访问入口，但不想直接在Word中展示其内容的场景。
   • 如果两个都不勾选，Excel文件内容就会作为嵌入对象显示在Word中，类似于“选择性粘贴”中的“Microsoft Excel 工作表对象”，但这是针对整个文件的。

2. 插入新的Excel工作表：

   • 同样在“插入”->“对象”对话框中，选择“新建”选项卡。
   • 在对象类型列表中找到“Microsoft Excel 工作表”或“Microsoft Excel 图表”。
   • 点击“确定”，Word文档中就会出现一个空白的Excel工作表区域，你可以在Word里直接进行Excel操作，输入数据、公式等。这适合你需要在Word中创建一些简单的表格或数据，但又想利用Excel的计算能力时。

为什么我嵌入的Excel表格在Word里显示不全或者格式错乱？

这简直是家常便饭，每次遇到这种问题都让人头疼。在我看来，这通常不是Word或Excel的“错”，而是我们没有充分考虑到它们之间的“脾气秉性”差异。

首先，显示不全的问题，最常见的原因就是Word文档的页面宽度限制。Excel表格设计时往往比较自由，列数一多，宽度自然就超标了。Word可没Excel那么“能伸缩”，它得受制于纸张大小和页边距。所以，当Excel表格太宽时，嵌入到Word里，超出部分自然就看不见了。另一个可能，是你在Word里没有正确调整嵌入对象的大小。你以为它“自动适应”了，结果它只是按原始比例缩小，或者干脆就只显示了一部分。

至于格式错乱，这背后就更复杂了。

• 字体和字号不兼容：Excel里用的字体，Word里可能没有，或者默认字号不同，一转换就面目全非。
• 单元格合并、边框、底纹：这些复杂的格式在Excel里看起来很棒，但Word在渲染时，可能会因为自身的布局引擎差异，导致这些精细的样式出现偏差。特别是那些跨多行多列的合并单元格，在Word里经常会“走形”。
• 粘贴选项的选择：如果你不是作为“Excel工作表对象”粘贴，而是作为普通的Word表格，那么Excel的很多高级格式（如条件格式、数据有效性、迷你图等）是肯定会丢失的，因为它已经被“翻译”成了Word能理解的语言，而这个翻译过程是有损耗的。
• 版本兼容性：不同Office版本之间，对同一格式的解析也可能存在细微差异，导致在不同版本下显示效果不一致。

我的建议是：

1. 在Excel里先“瘦身”：在嵌入Word之前，尽量调整Excel表格的列宽，确保它在Word的常规页面宽度内能完整显示。如果数据量大，考虑分拆成多个小表格，或者只展示关键数据。
2. 调整嵌入对象大小：嵌入后，选中Excel对象，你会看到周围有八个小方块，拖动它们可以调整对象的大小。按住Shift键可以等比例缩放，避免变形。
3. 优先使用“粘贴为Microsoft Excel 工作表对象”：如果你需要保留Excel的完整格式和功能，这是最佳选择。它能最大限度地保留Excel的原汁原味。
4. 统一字体：在Excel和Word中尽量使用常见的、系统自带的字体，减少因字体缺失导致的格式问题。
5. 复杂表格考虑截图：如果表格格式实在太复杂，或者你只希望它是一个不可编辑的展示，那么直接截图粘贴为图片，反而是最省心、最能保证格式不变的方法。

嵌入Excel表格和链接Excel文件有什么区别？我该怎么选？

这俩兄弟功能相似，但骨子里完全不同，理解它们的差异能帮你避免很多后期维护的麻烦。在我看来，选择哪一个，主要看你的需求场景和对文件独立性的要求。

嵌入（Embed）

• 定义：说白了，就是把Excel文件的数据和功能完完整整地“打包”进Word文档里。Word文档中包含了一份Excel的副本。
• 优点：
  • 独立性强：Word文档是自包含的。你把这个Word文件发给别人，或者换一台电脑打开，不需要原始的Excel文件也能正常显示和编辑嵌入的表格。
  • 方便共享：不需要担心原始Excel文件丢失或路径改变。
  • 版本控制：Word文档中的Excel对象是它被嵌入那一刻的状态，后续原始Excel文件如何变化，都不会影响Word里的这份“快照”。
• 缺点：
  • 文件体积增大：Word文档会变得非常大，因为Excel的所有数据和一部分功能都被装进去了。如果嵌入的Excel文件本身就很大，Word文件会膨胀得厉害。
  • 数据不同步：如果你修改了Word里嵌入的Excel对象，原始的Excel文件不会同步更新；反之亦然。这就意味着你可能有两份独立的数据源，容易造成混乱。

链接（Link）

• 定义：Word文档中不存储Excel文件的实际内容，它只存储一个指向原始Excel文件的“地址”。Word文档显示的内容，是它通过这个地址去“读取”原始Excel文件得到的。
• 优点：
  • 文件体积小：Word文档本身只保存一个链接，所以文件大小不会显著增加。
  • 数据同步：这是链接最大的优势。一旦原始Excel文件被修改并保存，Word文档中的内容也会随之更新（通常在你打开Word文档时会提示更新，或者可以手动更新）。非常适合需要保持数据一致性的场景。
  • 集中管理：你只需要维护一个原始Excel文件，所有链接到它的Word文档都会自动更新。
• 缺点：
  • 依赖性强：Word文档高度依赖原始Excel文件。如果原始Excel文件被移动、重命名、删除，或者你把Word文件发给别人但没同时给Excel文件，链接就会失效，Word中就无法显示Excel内容了。
  • 路径问题：当Word和Excel文件不在同一文件夹或共享路径时，链接管理会变得复杂。

我该怎么选？

• 选择嵌入：
  • 当你需要一个独立、自包含的Word文档，不希望它依赖任何外部文件。
  • Excel数据不会频繁变动，或者你希望Word文档中的Excel内容是一个“历史快照”。
  • Word文档需要频繁共享给不同的人，而你不想每次都打包Excel文件。
  • Excel表格内容不多，文件不大，嵌入后Word文件体积增加不明显。
• 选择链接：
  • 当Excel数据是动态的，需要频繁更新，且你希望Word文档中的数据始终保持最新。
  • 原始Excel文件非常大，嵌入会导致Word文件过大，不便于传输和存储。
  • Word和Excel文件在固定的共享环境中（如公司内网、OneDrive等），路径稳定，且使用者都能访问到原始Excel文件。
  • 你希望集中管理数据源，而不是在多个Word文档中维护多份Excel副本。

简而言之，如果你希望Word文档“一劳永逸”，不依赖别人，就嵌入；如果你希望Word文档“耳聪目明”，随时感知外部Excel的变化，就链接。

如何在Word中编辑嵌入的Excel表格，并保持其功能性？

在Word中编辑嵌入的Excel表格，这正是“嵌入对象”的魅力所在。它不像图片那样死板，也不像普通表格那样失去Excel的计算能力。核心操作其实非常直观：双击。

当你把一个Excel工作表作为对象嵌入到Word文档中后，你会发现它看起来就像一个普通的图片或者表格。但只要你双击这个嵌入的Excel对象，Word的界面就会发生一个非常有趣的变化：

1. 界面切换：Word的菜单栏和工具栏会瞬间“变身”成Excel的界面。你会看到熟悉的“文件”、“开始”、“插入”、“公式”、“数据”等Excel特有的选项卡，以及Excel的各种功能区工具。
2. 编辑模式：此时，你就可以像在真实的Excel应用程序中一样，对嵌入的表格进行各种操作了。你可以：
   • 修改单元格数据。
   • 输入或修改公式，Excel会自动进行计算。
   • 调整列宽、行高。
   • 应用条件格式、数据有效性。
   • 甚至插入图表（如果嵌入的是整个工作表对象）。
   • 使用Excel的筛选、排序等功能。

这种在Word中调用Excel功能的感觉，就像Word给Excel开了一个“小窗口”，让Excel在里面自由发挥。

编辑完成后：

当你完成对嵌入Excel表格的修改后，不需要点击任何“保存”按钮（除非你希望保存原始Excel文件，但通常嵌入对象是独立于原始文件的）。你只需要在Word文档的任意非Excel对象区域点击一下，Word的界面就会恢复正常，Excel的工具栏会消失，你又回到了Word的编辑环境。你刚才在Excel模式下做的所有修改，都已经自动保存到了Word文档中的这个嵌入对象里了。

保持功能性的注意事项：

• 公式和计算：这是嵌入Excel对象最核心的价值之一。只要你双击进入编辑模式，Excel的所有公式都会正常工作，数据更新后也会自动重新计算。
• 图表：如果你嵌入的是包含图表的Excel工作表，或者在编辑模式下新建图表，这些图表也会保持其动态性。数据源改变，图表也会相应更新。
• VBA宏：这块就有点复杂了。简单的VBA宏可能能在嵌入对象中运行，但如果宏涉及到对整个Excel工作簿或外部文件的操作，可能会出现问题。通常，嵌入对象更侧重于数据和公式层面的功能性，而不是复杂的自动化脚本。
• 性能考量：频繁地双击进入Excel编辑模式，或者编辑非常庞大、复杂的嵌入Excel对象，可能会导致Word的响应速度变慢，甚至出现卡顿。这是因为Word需要加载和运行一部分Excel的引擎。
• 版本兼容：确保你的Office版本足够新，能够良好支持对象链接与嵌入（OLE）功能。老版本Office在处理某些复杂Excel功能时可能会有兼容性问题。

所以，如果你需要在Word文档中展示动态数据，并且偶尔需要对这些数据进行修改或利用Excel的计算能力，那么将Excel表格作为对象嵌入，并利用双击编辑的方式，绝对是一个高效且功能强大的选择。它让你在Word的框架下，也能享受到Excel带来的便利。

到这里，我们也就讲完了《Word插入Excel表格方法详解》的内容了。个人认为，基础知识的学习和巩固，是为了更好的将其运用到项目中，欢迎关注golang学习网公众号，带你了解更多关于Excel,Excel文件,Excel技巧的知识点！